Für Pflegehilfsmittel für die ambulante Versorgung genügt ein kurzer formloser Antrag bei der Pflegekasse. Es ist sicher sinnvoll eine kurze Begründung mit anzugeben. Die Stichwörter „zur Erleichterung der Pflege“ oder „zur Linderung der Beschwerden“ "zur selbständigere Lebensführung" entsprechen den gesetzlichen Formulierungen.

Die Pflegekasse überprüft die Notwendigkeit der Versorgung mit den beantragten Pflegehilfsmitteln unter Beteiligung einer Pflegefachkraft oder des Medizinischen Dienstes. Entscheiden sich Versicherte für  eine Ausstattung des Pflegehilfsmittels, die über das Maß des Notwendigen hinausgeht, haben sie die Mehrkosten und die dadurch bedingten Folgekosten selbst zu tragen.

Grundsätzlich besteht eine Leistungspflicht der Kassen wenn der Arzt ein Hilfsmittel als notwendig verordnet.

Wichtig: Die Pflegekasse übernimmt, unabhängig von der Pflegestufe , die Kosten für Geräte und Sachmittel, die zur häuslichen Pflege notwendig sind. Voraussetzung ist mindestens Pflegestufe 1, da sonst keine Pflegebedürftigkeit im Sinne des Gesetzes besteht.

Die Zuständigkeit der Pflegekasse zur Hilfsmittelversorgung besteht nur dann, wenn das Element des Behinderungsausgleichs weitestgehend in den Hintergrund tritt und die Pflege ganz überwiegend im Vordergrund steht. Der Anspruch kann gegeben sein, wenn es im konkreten Einzelfall allein um die Erleichterung der Pflege (1. Variante), um die Linderung von Beschwerden (2. Variante) oder um die Ermöglichung einer selbstständigeren Lebensführung (3. Variante) geht.

Die Pflegeasse hat aber auch die Pflicht zu kostengünstigem Handeln, sie darf wirtschaftliche Aspekte nicht unbeachtet lassen.

Die Leistungen müssen wirksam und wirtschaftlich sein; sie dürfen das Maß des Notwendigen nicht übersteigen. Leistungen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, können Pflegebedürftige nicht beanspruchen, dürfen die Pflegekassen nicht bewilligen.

Die Kassen haben teilweise feste Partner bei denen sie ihre Produkte zu vereinbarten Preisen einkaufen. Das ist grundsätzlich eine sinnvolle Vorgehensweise und meist keine schlechtere Versorgung. Für viele Produkte gibt es Fest- oder Höchstbeträge.

Kranken-/Pflegekassen haben oft einen gewissen Lagerbestand, aus dem sie die Versorgung realisieren. Es ist z.B. nicht zwingend, dass jedes Produkt fabrikneu ist. Das muss deshalb kein minderwertiges Produkt sein.

Die Kranken-/Pflegekasse muss auch prüfen, ob mit einem ähnlichen oder anderen Hilfsmittel ein gleicher oder besserer Nutzen erzielt wird. Hier entsteht oft Streit, weil die Kasse ein preiswerteres Produkt vorgibt. eigentlich soll mit dieser Vorschrift einer Fehlversorgung vorgebeugt werden. Sie dient nicht dem Ziel einer Kosteneinsparung. Im Einzelfall sollte man aber immer abwägen, ob der Streit lohnt und im Zweifel das vorgeschlagene Produkt versuchen. Scheitert dieser Versuch ist die eigene Argumentation, auch mit Hilfe der Pflegestation oder des Hausarztes, wesentlich einfacher.
Selbst gekaufte Hilfsmittel werden nicht nachträglich von der Kasse erstattet.